Data Extract: agiliza la carga de tus datos en Data Studio

¿Os habéis encontrado alguna vez en la situación de querer realizar un dashboard en DataStudio pero os resulta completamente imposible porque la carga de los datos es terriblemente lenta? Tratar de realizar un dashboard en Datastudio con un volumen de datos importante (y aquí creo que tenemos que empezar a hablar de más de un millón de filas) puede resultar completamente desesperante. En esta breve y concisa entrada vamos a hablar de una de las funcionalidades más potentes de esta herramienta: Data Extract. Gracias a esta funcionalidad vamos a ser capaces de agilizar la carga de nuestros datos de manera exponencial, con lo que ganaremos potencia, usabilidad y, principalmente, vida.

Como siempre, voy a ilustrar el proceso con un ejemplo porque creo que ayuda tanto a visualizar como a afianzar conceptos. En este caso trabajamos para una empresa que se dedica a distribuir espantapájaros a grandes superficies agrícolas. Saben que están vendiendo grandes cantidades de su producto, pero no tienen muy claro cuál es su mejor cliente, ni de qué país les está entrando la mayor parte de las ventas. Por ello, te han contratado para que les realices un cuadro de mando en Datastudio con el que poder controlar este tipo de información. El dueño de la compañía lo único que conoce es Datastudio como herramienta de visualización y ha pedido específicamente que se utilice esta para todos los departamentos.

¿Cómo tienen almacenada la información? Pues es un poco caótica, desde excels locales a otros datastudios, pasando por el temido papel. La suerte es que tu yo del pasado ha estado realizando el trabajo de extraer, transformar y cargar toda esta información en una base de datos con algo más de sentido. Lo único que queda por hacer es conectar esta base de datos con Datastudio y jugar con las gráficas.

Podría parecer sencillo, pero a los 10 minutos de conectar la base de datos, empiezas a percibir que este proceso no va a funcionar como esperabas. Cargas de gráficas más largos que un solo de David Gilmour, errores por doquier, imposibilidad de editar… ¿Qué hacer? La base de datos está optimizada al máximo de sus capacidades, simplemente ocurre que, en cada llamada, Datastudio tiene que procesar demasiada información y no está totalmente capacitado para ello. Pues bien, aquí es donde entra Data Extract.

Configurar esta funcionalidad es muy sencillo: debemos ir a la zona de añadir fuentes y la seleccionamos como si se tratara de una fuente nueva (como Google Analytics o MySQL). Cuando lo hagamos nos aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí tenemos los dos campos de configuración de Data Extract. Por un lado, nos encontramos con la fuente y los campos que podemos seleccionar. En el otro extremo, tenemos la configuración para programar la extracción de esos datos. Como el primer campo es bastante sencillo (se trata simplemente de seleccionar aquellas métricas y dimensiones que nos interesan), me centraré un poco más en el segundo.

Porque esta es la parte fundamental para entender lo que hace esta herramienta. Lo que vamos a generar aquí es una especie de precarga de la base de datos entera. Y con esta configuración lo que podemos decirle es si queremos que se realice de manera automática cada x intervalo de tiempo o si bien preferimos que lo realice una única vez de forma manual. Es decir, si lo que quiero es que todos los días a las ocho de la mañana realice este proceso debería realizar algo parecido a esto:

Lo que me ayuda mucho a visualizar (y a hacer visualizar este proceso) es imaginarlo como un proyector:

Es decir, lo que finalmente hacemos es generar una imagen de la base de datos de la que Datastudio extirpará la información para sus gráficas. De esta manera, nos evitamos que el visualizador tenga que realizar la llamada una y otra vez cada vez que necesitemos agregar algo nuevo o hacer alguna modificación. Así que con esto conseguimos salvar nuestro proyecto para la empresa de espantapájaros y con ella, nuestro empleo.

Esta vez ha sido fácil y rápido, espero que os haya gustado este pequeño truco para la carga de datos en Datastudio.